Por qué se rechazan documentos en CAE y cómo evitarlo
Los documentos se rechazan en las plataformas CAE, casi siempre, por motivos evitables: nombre de archivo incorrecto, documento caducado, tipo equivocado o datos que no coinciden con el expediente. La mayoría de los rechazos se previenen revisando y preparando la documentación antes de subirla.
Un rechazo no es solo un documento más a rehacer: detiene la validación del expediente y puede bloquear el acceso de la contrata. Por eso conviene atacar la causa antes de la subida, no después.
Causas habituales de rechazo
| Causa | Qué ocurre | Cómo prevenirlo |
|---|---|---|
| Nombre de archivo incorrecto | La plataforma o la empresa titular esperan un patrón concreto de nombre (tipo de documento, empresa, trabajador, fecha). Un nombre distinto provoca rechazo o confusión. | Nombrar el archivo según el patrón esperado antes de subirlo. |
| Documento caducado | El documento era válido cuando se generó, pero su fecha de vigencia ha vencido antes de la validación. | Controlar las fechas de caducidad y renovar antes del vencimiento. |
| Tipo de documento equivocado | Se sube un documento que no corresponde al requisito (por ejemplo, un TC1 donde se pedía el TC2, o una factura donde se pedía el justificante de pago). | Verificar que el documento responde exactamente al requisito solicitado. |
| Datos que no coinciden | El nombre del trabajador, el NIF de la empresa o el periodo no coinciden con lo declarado en el expediente. | Cotejar los datos del documento con los del expediente antes de subir. |
| Formato o legibilidad | Escaneo ilegible, archivo protegido, formato no admitido o documento incompleto (faltan páginas). | Revisar que el archivo se abre, es legible y está completo. |
| Falta de firma o sello | El documento requiere firma, sello o validación que no aparece en la versión subida. | Comprobar que el documento incorpora las firmas o sellos exigidos. |
Cómo reducir los rechazos antes de subir
La preparación previa es lo que marca la diferencia. Antes de subir un documento a CTAIMA, Nalanda, Dokify o e-coordina conviene:
- Comprobar que el documento corresponde exactamente al requisito.
- Verificar la vigencia y, si está próximo a caducar, renovarlo antes.
- Nombrar el archivo con el patrón que espera la plataforma.
- Cotejar nombre, NIF y periodo con el expediente.
- Revisar legibilidad, formato y firmas.
Es exactamente lo que hace Xpedita en el paso previo a la subida: detecta faltantes, rechazados y caducados, y ayuda a preparar el paquete con el nombre correcto antes de que tú lo subas manualmente. La subida la haces tú; Xpedita no sube nada de forma automática.