Gestión documental · 7 min de lectura
Gestión documental CAE: cómo preparar la documentación sin bloqueos
Coordinación de actividades empresariales significa, en la práctica, gestionar un volumen constante de documentos entre empresa titular, contratas y subcontratas. Cuando ese flujo no está ordenado, los bloqueos llegan antes de la primera subida a la plataforma.
Xpedita · mayo 2026 · Referencia: Ley 31/1995 (LPRL) · RD 171/2004
Qué es la gestión documental CAE
La coordinación de actividades empresariales (CAE) está regulada en España por el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Obliga a empresas titulares y contratistas a intercambiar información sobre riesgos, medidas preventivas y documentación de sus trabajadores antes de que estos accedan a un centro de trabajo ajeno.
La gestión documental CAE es el proceso de recopilar, revisar, organizar y mantener actualizada toda esa documentación: evaluaciones de riesgo, planificaciones preventivas, formación PRL, aptitudes médicas, seguros, cotizaciones y documentos específicos de cada plataforma.
En teoría, el proceso es sencillo. En la práctica, la combinación de múltiples contratas, documentos con fechas de caducidad diferentes y plataformas CAE externas con requisitos propios convierte la gestión documental en una tarea de coordinación constante.
Por qué se producen los bloqueos documentales
Un bloqueo documental ocurre cuando una contrata no puede acceder a un centro de trabajo porque su documentación está rechazada, incompleta o caducada en la plataforma CAE. Los motivos más habituales:
- Nombre de archivo incorrecto. Muchas plataformas CAE requieren nombres de archivo en un formato específico (empresa, tipo de documento, trabajador). Un nombre distinto al esperado provoca rechazo automático.
- Documento caducado sin reposición. Reconocimientos médicos, seguros de responsabilidad civil y cotizaciones tienen plazos de validez cortos. Si no se reemplazan a tiempo, la documentación vence en la plataforma.
- Tipo de documento equivocado. Subir un documento de formación donde se espera la planificación preventiva, o viceversa, genera un rechazo que puede tardar días en resolverse.
- Trabajador no dado de alta. Si un trabajador no está registrado en la plataforma de la empresa titular, no se puede adjuntar su documentación individual.
- Documentación incompleta por subcontrata. La cadena de coordinación puede incluir subcontratas que no han entregado sus documentos a la contrata principal, que a su vez no puede completar el expediente ante la empresa titular.
Qué documentos suelen pedirse en coordinación CAE
Los requisitos varían según el sector, la empresa titular y la plataforma. Estos son los documentos más habituales:
De empresa
- Evaluación de riesgos
- Planificación preventiva
- Seguro de responsabilidad civil
- TC1/TC2 (cotizaciones)
- Certificado estar al corriente AEAT/SS
De trabajador
- Formación PRL específica del puesto
- Información de riesgos del centro
- Aptitud médica / reconocimiento
- Alta en Seguridad Social
- Ficha de EPIs entregados
Esta lista no es exhaustiva ni universal. Cada empresa titular define sus propios requisitos en la plataforma CAE que utiliza.
Cómo ordenar la documentación antes de subirla
El orden es más importante que la velocidad. Subir un documento incorrecto o con el nombre equivocado solo retrasa el proceso. Un flujo mínimo fiable:
- Identificar qué se pide. Antes de buscar documentos, revisar la lista de requisitos de la plataforma o del expediente. Cada empresa titular puede tener una configuración distinta.
- Detectar qué falta o ha caducado. Revisar fechas de validez: reconocimientos médicos (anual en muchos casos), cotizaciones (mensual), seguros (anual). Documentar qué está pendiente.
- Preparar el archivo con el nombre correcto. Cada plataforma tiene un formato de nombre de archivo esperado. Un mismo documento puede necesitar nombres distintos para CTAIMA, Nalanda o Dokify.
- Revisar antes de subir. Una revisión manual rápida (tipo de documento, empresa, trabajador, fecha de vigencia) antes de la subida evita rechazos evitables.
- Registrar el estado de la subida. Anotar qué se subió, cuándo y si fue aceptado. Sin registro, es difícil saber qué está pendiente cuando hay varias contratas simultáneas.
Qué hace Xpedita en este proceso
Xpedita es una herramienta de preparación y orden documental CAE que se sitúa antes de la subida a la plataforma. No sustituye a CTAIMA, Nalanda, Dokify ni e-coordina — los alimenta con documentación ya revisada y ordenada.
- Importa documentos desde ZIP o carpetas locales.
- Detecta documentos faltantes, rechazados y caducados antes de la subida.
- Calcula el porcentaje de cumplimiento documental de cada expediente.
- Prepara paquetes con el nombre de archivo correcto para cada plataforma.
- Guía la subida manual paso a paso y registra el estado.
- Ofrece un portal para que las contratas resuelvan sus pendientes.
Lo que Xpedita no hace:
- · No sube documentos automáticamente a ninguna plataforma externa.
- · No se conecta, integra ni hace login en CTAIMA, Nalanda, Dokify o e-coordina.
- · No garantiza que los documentos preparados sean aceptados por la plataforma.
Más información en Seguridad y límites y en qué hace Xpedita en detalle.