Subidas manuales a plataformas CAE: preparar la documentación antes de subir

Qué son las subidas manuales a plataformas CAE

Una subida manual consiste en que una persona — gestor documental, técnico de prevención o responsable de la contrata — accede a la plataforma CAE de la empresa titular, localiza el expediente correcto y adjunta los documentos uno a uno en los campos que corresponden.

No existe ninguna integración técnica entre las herramientas de gestión documental y las plataformas externas (CTAIMA, Nalanda, Dokify, e-coordina). La subida automática mediante bots, scraping o automatización no está permitida por los términos de servicio de estas plataformas y no es una práctica que Xpedita realice ni recomiende.

La subida manual bien preparada — con la documentación correcta, revisada y con el nombre de archivo adecuado — es más rápida y con menos rechazos que una subida rápida sin orden previo.

Las plataformas CAE más habituales en España

Cada empresa titular elige su plataforma. Como contrata, debes adaptarte a la de tu cliente. Las más frecuentes:

Importante: Xpedita no está integrada con ninguna de estas plataformas. No hace login, no extrae datos ni sube documentos en su nombre. Prepara la documentación para que la subida manual sea más ordenada y con menos errores.

Por qué falla la subida (errores más habituales)

• × Nombre de archivo incorrecto

  Cada plataforma espera un formato de nombre específico. Un archivo llamado «formacion.pdf» puede ser rechazado si la plataforma espera «FORMACION_PRL_EMPRESA_TRABAJADOR_YYYY.pdf».

• × Categoría de documento equivocada

  Subir un seguro donde se espera la evaluación de riesgos, o una TC1 donde se espera el contrato, genera un rechazo que puede tardar días en corregirse.

• × Documento caducado

  Reconocimientos médicos (generalmente anuales), cotizaciones (mensuales) y seguros (anuales) tienen plazos cortos. Un documento expirado bloquea el expediente aunque esté correctamente subido.

• × Trabajador no registrado

  Si el trabajador no existe en el sistema de la empresa titular, no es posible adjuntar su documentación individual. El alta del trabajador precede a la subida de sus documentos.

• × PDF escaneado ilegible

  Algunas plataformas validan visualmente el contenido. Un PDF borroso o con la página girada puede ser rechazado en la revisión manual por el equipo de la empresa titular.

Cómo preparar un paquete documental para la subida

Un paquete documental es el conjunto de archivos listos para subir a la plataforma, organizados y nombrados según sus requisitos. Prepararlo antes de abrir la plataforma ahorra tiempo y reduce errores:

1. Obtener la lista de requisitos actualizada. La empresa titular puede cambiar los requisitos de un período a otro. Revisar la plataforma o contactar con el departamento de seguridad antes de recopilar documentación.
2. Revisar vigencias. Comprobar que cada documento está dentro de su período de validez antes de incluirlo en el paquete. Los documentos caducados se detectan en la revisión, no en la subida.
3. Renombrar según el formato de la plataforma. Si no se conoce el formato exacto, la forma más fiable es consultar la guía de usuario de la plataforma o preguntar directamente al equipo de la empresa titular.
4. Verificar calidad del PDF. Legibilidad, orientación correcta, sin páginas en blanco, con el contenido esperado (no un documento distinto con el nombre cambiado).
5. Registrar qué se sube y en qué estado queda. Anotar la fecha de subida y el resultado. Sin registro, es imposible saber qué está pendiente cuando se gestionan varias contratas.