Checklists y operación · 9 min de lectura
Checklist de documentación CAE: qué documentos pedir a una contrata
La coordinación de actividades empresariales exige un intercambio constante de documentación entre la empresa titular y sus contratistas. Sin un orden claro de qué pedir, a quién y cuándo revisarlo, los expedientes acaban incompletos y los bloqueos llegan sin aviso.
Xpedita · mayo 2026 · Referencia: Ley 31/1995 (LPRL) · RD 171/2004
Por qué un checklist ayuda en la gestión documental CAE
La normativa española —el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales— no especifica una lista cerrada de documentos para todos los casos. Los requisitos concretos los define cada empresa titular en función de su sector, su plataforma CAE y los riesgos de sus instalaciones.
Un checklist no sustituye ese criterio técnico: lo complementa. Sirve para que el equipo que gestiona la documentación sepa qué revisar en cada ciclo, qué puede caducar y qué suele estar incompleto antes de intentar la subida.
Este checklist es una referencia de trabajo. Los requisitos exactos de cada empresa titular y plataforma CAE pueden diferir. Consulta con un técnico de PRL si tienes dudas sobre la aplicabilidad normativa de un documento concreto.
Documentos habituales por bloques
Esta clasificación cubre los tipos de documentos más frecuentes en expedientes CAE. No todos los bloques aplican a todos los contratos.
Bloque A — Empresa / Contrata
- Evaluación de riesgos. Específica para las actividades realizadas en el centro.
- Planificación de la actividad preventiva. Debe estar actualizada con las medidas previstas.
- Seguro de responsabilidad civil. Vigente; el importe mínimo lo suele exigir la empresa titular.
- TC1 / TC2 (cotizaciones Seguridad Social). Mensual; acredita que los trabajadores están en alta.
- Certificado de estar al corriente con AEAT. Periodicidad variable; suele ser trimestral o anual.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social. Periodicidad variable.
- Concierto de prevención (si aplica). Acredita el servicio de prevención ajeno o propio.
Bloque B — Trabajadores
- Alta en Seguridad Social (TC2 o vida laboral). Por trabajador; acredita el alta en el momento del acceso.
- DNI / NIE vigente. Identificación del trabajador.
- Información de riesgos del centro. Documento firmado que acredita la información recibida.
- Instrucciones de actuación en emergencias. Suele entregarlo la empresa titular.
Bloque C — Formación e información PRL
- Formación PRL específica del puesto. Por trabajador; debe ser específica al riesgo del puesto y del centro.
- Formación en manejo de equipos específicos. Si aplica; plataformas, carretillas, trabajos en altura….
- Entrega de EPI (ficha firmada). Acredita que el trabajador ha recibido los equipos de protección individual.
Bloque D — Aptitud y vigilancia de la salud
- Certificado de aptitud médica. Por trabajador; la periodicidad y el alcance dependen del puesto y los riesgos. Consulta con el servicio de prevención el requisito aplicable..
La vigilancia de la salud es materia sensible. La obligatoriedad, periodicidad y contenido de los reconocimientos médicos dependen del puesto, los riesgos y el convenio colectivo aplicable. Ante dudas, consulta siempre con el servicio de prevención.
Bloque E — Maquinaria y equipos (si aplica)
- Certificado CE o declaración de conformidad. Por equipo; acredita que cumple la normativa de seguridad de máquinas.
- Manual de instrucciones. En español; obligatorio para equipos con riesgos específicos.
- Plan de mantenimiento y registro de revisiones. Si la plataforma o la empresa titular lo exige.
Bloque F — Plantillas mensuales recurrentes
- TC1 / TC2 del mes en curso. Se renueva mensualmente; caducidad práctica muy corta.
- Seguro de responsabilidad civil (si vence en el mes). Controlar la fecha de vencimiento con antelación.
- Nóminas de trabajadores (si lo exige el cliente). Acredita la relación laboral y la remuneración del mes.
Tabla: documento, quién lo aporta y qué pasa si falta
Una vista rápida de los documentos más críticos, quién debe aportarlos y el riesgo operativo si están ausentes o caducados.
| Documento | Quién lo aporta | Revisión | Riesgo si falta/caduca |
|---|---|---|---|
| TC1/TC2 | Empresa contrata | Mensual | Bloqueo por trabajador no acreditado |
| Seguro RC | Empresa contrata | Anual (o antes de vencimiento) | Rechazo del expediente completo |
| Evaluación de riesgos | Empresa contrata | Ante cambio de actividad | Incumplimiento documental CAE |
| Aptitud médica | Empresa contrata (por trabajador) | Según periodicidad del puesto | Bloqueo del trabajador afectado |
| Formación PRL específica | Empresa contrata (por trabajador) | Ante cambio de puesto o caducidad | Bloqueo del trabajador afectado |
| Cert. al corriente AEAT/SS | Empresa contrata | Trimestral o anual según cliente | Rechazo del expediente de empresa |
Xpedita detecta el estado de cada documento (faltante, caducado, próximo a caducar, rechazado) y lo refleja en el dashboard de cumplimiento sin necesidad de acceder a la plataforma CAE del cliente.
Errores frecuentes al gestionar la documentación CAE
✗ Subir sin revisar la fecha de vigencia
Un documento médico que caducó hace dos meses pero nadie revisó antes de subir genera un rechazo que puede tardar días en resolverse.
✗ Usar el nombre de archivo del mes anterior
Las plataformas CAE suelen exigir una nomenclatura exacta. Un TC2 de mayo con el nombre del mes de abril puede ser rechazado aunque el contenido sea correcto.
✗ Confundir documentos de empresa con documentos de trabajador
La evaluación de riesgos es de empresa; la aptitud médica es por trabajador. Subir uno en el lugar del otro provoca rechazo inmediato.
✗ No controlar a quién se ha enviado qué
Sin registro, es difícil saber qué documentos están pendientes cuando se gestionan varias contratas a la vez. El seguimiento se hace por email y se pierden hilos.
✗ Esperar a que la contrata avise del rechazo
La información de rechazo suele llegar con retraso. Para entonces el bloqueo ya se ha producido. La anticipación requiere visibilidad antes de la subida.
Cómo usar este checklist en un piloto de 30 días
Un piloto de 30 días es el contexto ideal para poner a prueba el proceso documental con datos reales y sin compromiso adicional. El checklist puede usarse en tres momentos del piloto:
- Semana 1 — Inventario inicial. Usar el checklist para identificar qué documentos tiene ya la contrata piloto, cuáles faltan y cuáles están próximos a caducar. Es el punto de partida real.
- Semanas 2–3 — Completar el expediente. Pedir a la contrata los documentos que faltan, usando el checklist como referencia de comunicación. Revisar la versión recibida antes de marcarla como válida.
- Semana 4 — Preparar la subida. Con el expediente completo, preparar el paquete para la plataforma CAE del cliente: nombres de archivo correctos, formato adecuado, revisión final.
Más detalles sobre cómo estructurar el piloto en la guía de piloto CAE de 30 días →
Cómo ayuda Xpedita con la gestión del checklist
Xpedita es una herramienta de preparación y orden documental CAE que complementa el uso de un checklist. No sustituye el criterio técnico de PRL ni accede a las plataformas CAE del cliente.
- Centraliza el estado de los documentos de cada contrata en un dashboard.
- Detecta automáticamente qué falta, qué ha caducado y qué fue rechazado.
- Muestra el porcentaje de cumplimiento por expediente antes de la subida.
- Prepara paquetes con el nombre de archivo correcto para cada plataforma.
- Permite que la contrata vea y resuelva sus pendientes desde su propio portal.
- Registra el estado de cada subida para mantener trazabilidad.
Lo que Xpedita no hace:
- · No sube documentos automáticamente a ninguna plataforma CAE.
- · No conecta, integra ni hace login en plataformas externas.
- · No garantiza que los documentos preparados sean aceptados.
- · No reemplaza el criterio del técnico de PRL.