Piloto · 6 min de lectura
Piloto CAE de 30 días: qué plantear antes de comprometerse
Antes de adoptar cualquier herramienta en un flujo de trabajo CAE real, tiene sentido probarla con datos propios durante un período controlado. Un piloto bien planteado reduce el riesgo de cambio y da información real sobre si la herramienta encaja con tu proceso actual.
Xpedita · mayo 2026
Por qué hacer un piloto antes de cambiar de herramienta
La gestión documental CAE es un proceso crítico. Un cambio de herramienta que no funciona bien puede traducirse en bloqueos de contratas, expedientes incompletos y retrasos operativos. El piloto existe para verificar que la herramienta resuelve los problemas reales de tu equipo —y no solo los que describe el comercial.
30 días es un horizonte razonable para:
- Importar documentación real de una contrata o expediente existente.
- Detectar documentos faltantes y ver si la herramienta lo hace bien.
- Preparar al menos un paquete documental y verificar el proceso de subida.
- Evaluar si el portal de contrata reduce las llamadas de seguimiento.
- Decidir si el flujo de trabajo tiene sentido para tu equipo.
Qué validar en 30 días
Un piloto sin criterios de éxito claros es difícil de evaluar. Antes de empezar, es útil definir qué quieres comprobar:
Importación de documentos
¿La herramienta importa correctamente documentos desde las fuentes que ya usas (ZIP, carpetas, correo)? ¿Detecta automáticamente el tipo de documento o hay que clasificarlos manualmente?
Detección de faltantes y caducados
¿El sistema identifica qué documentos están ausentes y cuáles han vencido? ¿La información es precisa con tu expediente real?
Preparación del paquete
¿Xpedita genera los archivos con el nombre que espera tu plataforma CAE? ¿Hay que ajustar la configuración o funciona desde el primer uso?
Portal de contrata
¿Las contratas que prueban el portal encuentran sus pendientes y saben qué deben subir? ¿Reduce la cantidad de llamadas o mensajes de seguimiento?
Encaje con el equipo
¿El flujo de trabajo tiene sentido para las personas que lo van a usar a diario? ¿La curva de aprendizaje es razonable?
Cómo estructurar el piloto
Una estructura sencilla que funciona para equipos de 1 a 5 personas:
Importar los documentos de 1–2 contratas existentes. Verificar que la detección de faltantes y caducados coincide con lo que ya sabes.
Preparar el paquete documental de una contrata para la plataforma CAE habitual. Verificar nomenclatura de archivos y proceso de subida.
Invitar a 1–2 contratas a usar el portal para resolver sus propios pendientes. Evaluar si lo encuentran útil o genera fricción.
Revisar los criterios definidos antes del piloto. Decidir si el proceso tiene sentido para el equipo y si los problemas que queríamos resolver se han resuelto.
Lo que incluye el piloto de Xpedita
El piloto de 30 días de Xpedita permite probar la herramienta con tu propia documentación real, sin comprometerse a nada:
- Acceso completo a la herramienta durante 30 días.
- Configuración inicial guiada para tu caso de uso específico.
- Soporte directo para resolver dudas técnicas durante el piloto.
- Sin contrato automático al finalizar — la continuación es una decisión tuya.
⚠️ Qué NO incluye el piloto
- · No configura automáticamente tu plataforma CAE externa.
- · No migra datos desde otras herramientas de forma automática.
- · No garantiza que los documentos preparados sean aceptados por la plataforma de la empresa titular — esa validación depende de sus propios criterios.
Si tienes dudas sobre qué esperar, revisa primero Seguridad y límites — la declaración más honesta de lo que Xpedita hace y no hace.
Cuándo el piloto no tiene sentido
Antes de solicitar el piloto, es útil tener claro si Xpedita resuelve el problema real:
- Si tu objetivo principal es una integración automática con CTAIMA, Nalanda, Dokify o e-coordina, Xpedita no lo hace — la subida sigue siendo manual.
- Si gestionas menos de 2–3 contratas y el volumen de documentos es muy bajo, el beneficio puede ser inferior al coste de cambio.
- Si el problema está en la validación interna de documentos (si son correctos legalmente, no si están bien organizados), Xpedita es una herramienta de orden, no de asesoría PRL.
La demo previa al piloto sirve precisamente para aclarar este tipo de dudas antes de comprometer tiempo de tu equipo.