Recursos
Sin estadísticas inventadas. Sin promesas de automatización. Solo información útil sobre gestión documental en coordinación de actividades empresariales.
51 guías y recursos prácticos
Gestión documental
Qué es la gestión documental en coordinación de actividades empresariales, por qué se producen los bloqueos y cómo ordenar los documentos antes de subir a la plataforma.
Gestión documental
Cómo organizar la documentación de todas tus contratas y proveedores cuando son muchos: repositorio único, estado por contrata, responsabilidades y portal de autoservicio.
Gestión documental
Qué documentación genera la prevención de riesgos laborales, cómo ordenarla y dónde encaja la coordinación de actividades (CAE) como subconjunto. Con el alcance honesto de Xpedita.
Construcción
Qué se exige a contratistas y subcontratistas en construcción: REA, Libro de Subcontratación, niveles de subcontratación (Ley 32/2006) y la documentación CAE general.
Plataformas CAE
Qué revisar antes de subir a CTAIMA, Nalanda, Dokify o e-coordina. Errores habituales, nombre de archivo correcto y cómo preparar un paquete documental.
CTAIMA
Cómo organizar la documentación antes de subirla manualmente a CTAIMA: inventario de requisitos, normalización de nombres, detección de pendientes y registro de la subida.
Piloto
Cómo estructurar un piloto documental CAE de 30 días, qué validar, qué esperar y cómo decidir si la herramienta encaja con tu flujo de trabajo real.
Checklists
Lista práctica de documentos CAE por bloques (empresa, trabajadores, formación, aptitud, plantillas recurrentes), con tabla de riesgos y guía para un piloto de 30 días.
Vencimientos
Qué ocurre cuando un documento caduca en una plataforma CAE y cómo gestionar vencimientos con anticipación: estados, flujo de acción y papel de Xpedita.
Vencimientos
Tabla orientativa de cuánto dura y cada cuánto se renueva cada documento CAE de empresa y de trabajador. Cada plataforma fija su propio plazo.
Documentos
Qué son el RNT y el RLC (antes TC2 y TC1), por qué los piden las plataformas CAE y cómo prepararlos cada mes para evitar rechazos.
Documentos
Qué pide la CAE: la carta de aptitud (apto), no el informe médico. Vigilancia de la salud, vigencia y cómo renovarla antes del bloqueo.
Documentos
Qué seguro de RC piden las plataformas CAE, qué se aporta (póliza + recibo vigente), su vigencia anual y cómo evitar rechazos.
Documentos
Qué certificados de estar al corriente piden las plataformas CAE (Seguridad Social y Hacienda), qué acreditan, en qué se diferencian del RNT/RLC y su validez limitada.
Documentos
Qué formación en prevención exige la CAE (art. 19 Ley 31/1995), qué certificados se aportan por trabajador y puesto y en qué se diferencia de la aptitud médica.
Documentos
Qué justificantes de entrega de EPIs e información de riesgos piden las plataformas CAE, por qué es clave la firma del trabajador y cómo prepararlos sin rechazos.
Documentos
Qué piden las plataformas CAE sobre la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva (art. 16 Ley 31/1995 y RD 39/1997) y cómo prepararlo.
Rechazos
Las causas más habituales de rechazo en plataformas CAE (nombre, caducidad, tipo, datos) y cómo preparar los documentos antes de subir para evitarlas.
Nalanda
Cómo reunir, revisar y nombrar la documentación antes de subirla manualmente a Nalanda. Sin integración ni automatización: Xpedita prepara; tú subes.
Normativa
Definición de la coordinación de actividades empresariales, marco legal (art. 24 Ley 31/1995 y RD 171/2004), roles de empresa concurrente, titular y principal.
Normativa
Qué establece el Real Decreto 171/2004: deberes de cooperación, información y vigilancia, y los medios de coordinación del artículo 11.
Decisión
Señales de que tu método actual (hojas de cálculo, carpetas, correo) se ha quedado corto, y qué evaluar antes de cambiar de herramienta.
Decisión
Un marco honesto para estimar el retorno con tus propios datos: tiempo de persecución, rechazos y bloqueos evitados. Sin cifras infladas.
Decisión
7 criterios para elegir (detección, nomenclatura, portal, trazabilidad, revisión humana) y la diferencia entre capa de preparación y plataforma CAE.
Operativa
Por qué el nombre del archivo provoca rechazos y cómo estandarizar la nomenclatura (tipo, empresa, trabajador, fecha) antes de subir.
Normativa
Qué diferencia a cada papel según el RD 171/2004, qué obligaciones tiene cada uno y cómo se traduce en documentación.
Normativa
Los tres supuestos de obligatoriedad (art. 32 bis Ley 31/1995 y art. 22 bis RD 39/1997) y quién puede ejercer la función.
Normativa
Marco sancionador de la CAE (LISOS), categorías de infracción y papel de la Inspección de Trabajo. Sin importes inventados.
Operativa
Qué es y de qué se compone el entregable que se sube a la plataforma CAE, y en qué se diferencia de un checklist de requisitos.
Dokify
Cómo preparar la documentación antes de subirla a Dokify, que aplica validación automática. Confirma el listado por relación y revisa tipo y vigencia.
e-coordina
Cómo preparar la documentación para e-coordina, que organiza por trabajadores, maquinaria y vehículos y valida datos con lectura automática (OCR).
Documentos
Qué se exige a la maquinaria y los equipos de trabajo en CAE: marcado CE, declaración de conformidad, manual y justificante de mantenimiento (RD 1215/1997).
Documentos
Qué se exige a los vehículos en CAE: permiso de circulación, ITV vigente, seguro y, del conductor, permiso de conducir y autorización de uso.
Documentos
Qué documentación CAE se pide a un autónomo sin trabajadores: alta en autónomos, seguro, formación PRL propia, evaluación de riesgos y estar al corriente.
Operativa
Qué son los permisos de trabajo para tareas de alto riesgo (altura, espacios confinados, trabajos en caliente) y cómo se gestionan antes de acceder.
Construcción
Qué es el Plan de Seguridad y Salud, cómo se relaciona con el Estudio de SyS, quién lo redacta y quién lo aprueba antes del inicio (RD 1627/1997).
Construcción
Qué es el coordinador de seguridad y salud, cuándo es obligatorio, quién lo designa y qué funciones tiene en fase de proyecto y de ejecución (RD 1627/1997).
Construcción
Qué es la comunicación de apertura del centro de trabajo, quién la presenta y, en construcción, cómo se acompaña del Plan de Seguridad y Salud.
Construcción
Qué es la TPC, qué acredita (formación PRL del convenio y experiencia) y por qué se pide en los expedientes CAE de obra.
Normativa
Cuáles son los medios de coordinación del art. 11 del RD 171/2004 y cuándo elegir cada uno: del intercambio de información a los recursos preventivos.
Normativa
Qué es el deber de vigilancia del empresario principal sobre sus contratas y subcontratas, su base legal y su relación con la responsabilidad solidaria.
Normativa
Qué información deben intercambiar las empresas concurrentes y qué instrucciones da la empresa titular, según el RD 171/2004.
Normativa
Qué establece la LPRL: principios, obligaciones del empresario, evaluación, formación, vigilancia de la salud y coordinación (art. 24).
Normativa
Las cuatro modalidades de organización de la prevención (asunción por el empresario, trabajador designado, servicio propio y ajeno) y cuándo aplica cada una.
Operativa
Cómo auditar el estado documental de un expediente CAE: inventario frente a requisitos, % de cumplimiento, faltantes, caducados y rechazables.
Decisión
Hasta dónde sirve Excel para gestionar la documentación CAE y dónde empieza a fallar: alertas de caducidad, control de versiones, trazabilidad y escala.
Plataformas CAE
Qué es una plataforma CAE y cuáles son las más utilizadas en España (CTAIMA, Nalanda, Dokify, e-coordina, Metacontratas), y dónde encaja la preparación previa.
Metacontratas
Cómo reunir, revisar y nombrar la documentación antes de subirla manualmente a Metacontratas. Sin integración ni automatización: Xpedita prepara; tú subes.
Sectores
Qué documentación y permisos exige la CAE a las contratas de mantenimiento industrial: altura, espacios confinados, consignación y trabajos en caliente.
Sectores
Qué documentación CAE se pide a una contrata de limpieza: formación del puesto, información de productos químicos, entrega de EPIs, aptitud y altas.
Operativa
Qué documentación CAE hay que renovar cada mes o periódicamente (RNT/RLC, recibos, certificados) y cómo mantener la cadencia sin que caduque nada.
Sobre estos recursos
Estos artículos describen la realidad operativa de la coordinación documental CAE en España, con referencia a la normativa vigente (Ley 31/1995 y RD 171/2004). No contienen estadísticas inventadas, testimonios ficticios ni promesas de cumplimiento garantizado. El cumplimiento normativo es responsabilidad del equipo técnico de cada empresa.