Documentación de maquinaria y equipos de trabajo en CAE
Cuando una contrata lleva maquinaria o equipos de trabajo al centro de una empresa titular, esta puede exigir acreditar que esos equipos son seguros antes de autorizar su uso. Los documentos habituales son el marcado CE, la declaración CE de conformidad, el manual de instrucciones en castellano y el justificante de mantenimiento. La base legal es el RD 1215/1997, que regula los requisitos mínimos de seguridad de los equipos de trabajo.
Xpedita · junio 2026 · documentos de equipos y maquinaria en expedientes CAE
Qué documentos se exigen habitualmente
- Marcado CE: indica que la máquina cumple los requisitos esenciales de la Directiva de Máquinas. Se acredita normalmente con la placa en el equipo y la declaración adjunta.
- Declaración CE de conformidad: documento del fabricante que certifica el cumplimiento con las directivas aplicables. Suele entregarse junto al manual y es inseparable del marcado CE.
- Manual de instrucciones en castellano: el RD 1215/1997 exige que los equipos de trabajo dispongan de instrucciones en la lengua oficial del Estado donde se usen.
- Justificante de mantenimiento o revisiones: acredita que el equipo está al día en sus revisiones periódicas, lo que incluye inspecciones reglamentarias cuando procedan.
Estos documentos forman parte del expediente de equipos dentro de la gestión documental CAE. Puedes ver el conjunto completo de documentos en el checklist de documentación CAE.
Máquinas anteriores al marcado CE
Para equipos fabricados antes de que el marcado CE fuera obligatorio, o que por su origen no lo tengan, el RD 1215/1997 prevé un certificado de adecuación que acredita que el equipo ha sido adaptado para cumplir los requisitos mínimos de seguridad. La empresa titular puede exigir este certificado como alternativa al marcado CE antes de permitir el uso del equipo en sus instalaciones.
Vigencia y caducidad
La declaración de conformidad y el manual no caducan por sí mismos, pero el justificante de mantenimiento sí tiene periodicidad: depende del tipo de equipo y de los plazos reglamentarios o del fabricante. Controlar estas fechas evita bloqueos inesperados. Consulta los plazos orientativos en la vigencia de los documentos CAE.
Cómo prepararlo sin rechazos
- Reúne siempre marcado CE, declaración de conformidad y manual como un conjunto; suelen pedirse juntos.
- Verifica que el manual esté en castellano; un manual solo en otro idioma provoca rechazo.
- Actualiza el justificante de mantenimiento antes de cada acceso cuando se acerque la revisión periódica.
- Aplica la nomenclatura que pide la plataforma y asegúrate de que el PDF sea legible.
Para los vehículos utilizados en la actividad consulta también la documentación de vehículos en CAE.
Cómo ayuda Xpedita
Xpedita centraliza la documentación de cada máquina y equipo, detecta lo que falta o está próximo a caducar y prepara el paquete con el nombre correcto para la plataforma. La certificación de las máquinas, la emisión de declaraciones de conformidad y la subida las haces tú: Xpedita no certifica máquinas, no emite declaraciones de conformidad y no sube nada a las plataformas. Prepara y ordena; la persona gestiona y sube.