Vigencia de los documentos CAE: cuánto dura cada uno
La mayoría de los documentos CAE no valen para siempre: caducan y hay que renovarlos. No existe un plazo único —cada plataforma CAE y cada empresa titular fija el suyo—, pero sí hay vigencias habituales por tipo de documento. Abajo tienes una tabla orientativa por documento de empresa y de trabajador.
Referencia orientativa basada en la práctica CAE habitual. No es asesoramiento legal ni un plazo fijo: confirma siempre la vigencia exigida por tu plataforma y tu empresa titular.
Documentos de empresa
| Documento | Vigencia habitual | Nota |
|---|---|---|
| RNT — Relación Nominal de Trabajadores | Mensual (~30 días) | Se suele pedir el del último mes. |
| RLC — Recibo de Liquidación de Cotizaciones (antes TC1) | Mensual (~30 días) | Acredita el pago de cotizaciones del periodo. |
| Certificado de estar al corriente con la TGSS | ~30 días | Algunas plataformas lo piden cada mes o trimestre. |
| Certificado de estar al corriente con la AEAT (Hacienda) | ~30 días | Suele exigirse reciente. |
| Justificante de pago de salarios / nóminas | ~30–60 días | Según el periodo solicitado. |
| Seguro de Responsabilidad Civil (póliza + recibo) | Anual (~365 días) | Debe acreditarse el recibo de pago vigente. |
| Evaluación de riesgos / planificación preventiva | Sin plazo fijo | Se actualiza cuando cambian las condiciones. |
| Modalidad de organización preventiva / concierto con SPA | Anual (habitual) | Vigencia del concierto con el servicio de prevención. |
Documentos de trabajador
| Documento | Vigencia habitual | Nota |
|---|---|---|
| Aptitud médica / reconocimiento médico | Anual (~365 días, habitual) | Según el protocolo de vigilancia de la salud. |
| Formación PRL (según puesto) | Variable | Formación inicial + reciclajes según convenio (p. ej. construcción). |
| Entrega de EPIs (registro) | Según renovación del EPI | Se actualiza al entregar nuevos equipos. |
| Información de riesgos del puesto (recibí) | Por actualización | Cuando cambian los riesgos o el puesto. |
| DNI / NIE | Vigencia del propio documento | Caduca con el DNI/NIE. |
| Alta en Seguridad Social (IDC / ITA) | Puntual / reciente | Se solicita actualizada. |
Las plataformas y empresas titulares pueden exigir plazos distintos a los aquí indicados.
Por qué la vigencia es un problema en CAE
Cuando un documento caduca, la plataforma CAE lo marca como no válido y el expediente del trabajador o de la empresa deja de cumplir. Si eso ocurre justo antes de un acceso a obra o centro, se traduce en un bloqueo. Con varias contratas y muchos trabajadores, las fechas de caducidad se solapan y se detectan tarde —normalmente al intentar el acceso—.
El detalle del flujo de detección y gestión está en documentos caducados en CAE: cómo detectarlos antes del bloqueo. Para saber qué pedir a cada contrata, consulta el checklist de documentación CAE.
Cómo anticiparse a las caducidades
La clave es detectar los vencimientos con antelación y preparar la renovación antes de que bloqueen. Xpedita detecta los documentos próximos a caducar y prepara las tareas de renovación, de forma que llegas a la fecha con el documento nuevo ya revisado. No envía nada automáticamente ni accede a las plataformas: la solicitud y la subida las haces tú, sobre una preparación ya hecha. Es parte de la gestión documental CAE sin bloqueos.