Documentación de vehículos en CAE
Cuando una contrata utiliza vehículos en el centro de trabajo de la empresa titular, esta puede exigir acreditar que el vehículo está en regla y que el conductor está autorizado para conducirlo. La documentación se divide en dos bloques: la del propio vehículo (permiso de circulación, ITV vigente y seguro al corriente) y la del conductor (permiso de conducir adecuado a la categoría y, en su caso, autorización del empresario para su uso). La ITV y el seguro son los documentos que caducan con mayor frecuencia y los que más rechazos provocan.
Xpedita · junio 2026 · documentos de vehículos en expedientes CAE
Documentos del vehículo
- Permiso de circulación: documento oficial que identifica el vehículo y acredita su matriculación. No tiene fecha de caducidad propia, pero la plataforma puede pedirlo como parte del expediente.
- Ficha técnica: recoge las características técnicas homologadas del vehículo. Se solicita habitualmente junto al permiso de circulación.
- ITV vigente: la inspección técnica periódica caduca según la antigüedad del vehículo. Es uno de los documentos que más frecuentemente aparece caducado en los expedientes.
- Seguro del vehículo al corriente: se acredita con la póliza y el recibo de pago vigente. La vigencia suele ser anual; un recibo caducado equivale a cobertura no acreditada.
Documentos del conductor
- Permiso de conducir adecuado a la categoría: debe corresponder al tipo de vehículo que se va a utilizar. Una categoría incorrecta provoca rechazo inmediato.
- Autorización del empresario para el uso del vehículo: cuando el vehículo pertenece a la empresa, algunas plataformas exigen una autorización escrita del empleador que habilita al trabajador para conducirlo.
Estos documentos forman parte del expediente de vehículos dentro de la gestión documental CAE. Consulta el conjunto completo en el checklist de documentación CAE.
ITV y seguro: los que más caducan
La ITV caduca según la periodicidad establecida para cada tipo de vehículo. El seguro suele tener vigencia anual; lo que caduca en la práctica es el recibo del periodo, no la póliza en sí. Controlar ambas fechas con antelación evita bloqueos en el acceso al centro. Consulta los plazos orientativos en la vigencia de los documentos CAE.
Cómo prepararlo sin rechazos
- Mantén siempre actualizados la ITV y el recibo del seguro; son los que caducan con más frecuencia.
- Verifica que el permiso de conducir corresponde a la categoría del vehículo que se va a utilizar.
- Incluye la autorización del empresario cuando la plataforma o la empresa titular la exija.
- Aplica la nomenclatura que pide la plataforma y asegúrate de que el PDF sea legible.
Para la maquinaria y equipos de trabajo consulta también la documentación de maquinaria en CAE.
Cómo ayuda Xpedita
Xpedita centraliza la documentación de cada vehículo, controla la vigencia de la ITV, el seguro y los permisos y avisa antes de que caduquen. La gestión de la ITV, la contratación del seguro y la subida las haces tú: Xpedita no gestiona la ITV, no contrata seguros y no sube nada a las plataformas. Prepara y ordena; la persona gestiona y sube.