Gestión documental en prevención de riesgos laborales (PRL)
La gestión documental en PRL es el trabajo de ordenar, mantener vigente y tener disponible toda la documentación que genera la prevención de riesgos laborales: desde la evaluación de riesgos hasta la formación de cada trabajador. La coordinación de actividades empresariales (CAE) es un subconjunto de esa documentación: la parte que se intercambia entre empresas que comparten un centro de trabajo.
Xpedita · junio 2026 · Referencia: Ley 31/1995 (LPRL) · RD 39/1997 · RD 171/2004
Qué documentación genera la PRL
La prevención de riesgos laborales produce varias familias documentales, cada una con su propia base legal y vigencia:
- Documentación de la actividad preventiva: evaluación de riesgos y planificación (art. 16 Ley 31/1995, RD 39/1997).
- Documentación del trabajador: formación en PRL, aptitud médica y entrega de EPIs e información de riesgos.
- Documentación de empresa: seguro de responsabilidad civil, certificados de estar al corriente y cotizaciones (RNT/RLC), entre otros.
- Documentación de coordinación (CAE): la que se intercambia con otras empresas concurrentes en un mismo centro.
PRL y CAE: dónde encaja la coordinación
No es lo mismo gestionar toda la documentación PRL de tu empresa que gestionar la parte que intercambias con otras. La CAE es justo esa parte: cuando varias empresas concurren en un centro, deben acreditarse documentación entre sí. Cómo ordenar esa documentación concreta —y subirla sin bloqueos— lo cubre la gestión documental CAE, y cuando hay muchas empresas externas, la gestión documental de contratas.
Cómo se ordena la documentación PRL
Los principios son los mismos para cualquier familia: un repositorio único, una nomenclatura homogénea, control de la vigencia de cada documento y anticipación de las renovaciones. Lo que cambia es la base legal y los plazos de cada tipo.
Cómo ayuda Xpedita (y dónde no llega)
Conviene ser claro con el alcance. Xpedita es una capa de preparación de la documentación de contratas y CAE: centraliza, detecta faltantes y caducados, prepara los paquetes con el nombre correcto y guía la subida manual a tu plataforma de coordinación.
Dónde no llega: Xpedita no es un software para gestionar internamente toda tu PRL (no redacta tus evaluaciones de riesgos, no hace de servicio de prevención y no sustituye tu sistema de gestión preventiva). Tampoco sube documentos ni se integra con las plataformas CAE externas. Se centra en la parte documental que se intercambia con otras empresas, que es donde se producen los bloqueos.