Preparar documentación para e-coordina
Preparar la documentación para e-coordina consiste en reunir, revisar y comprobar la vigencia de cada documento antes de cargarlo, teniendo en cuenta que esta plataforma organiza la información por trabajadores, maquinaria y vehículos, además de la documentación de empresa. Hacer ese trabajo previo es lo que evita cargas incompletas y validaciones fallidas.
e-coordina es un software CAE en modo SaaS. Xpedita no se conecta con e-coordina ni sube documentos por ti: ordena y prepara el paquete documental para que tú lo cargues de forma manual y correcta.
Particularidades de e-coordina al preparar
- Estructura por entidades. Cada trabajador, máquina y vehículo tiene su ficha; prepara la documentación asociándola a la entidad correcta para que no quede suelta.
- Lectura automática (OCR). e-coordina extrae datos de documentos administrativos (CIF, DNI, fechas) para validarlos; si el escaneo es ilegible, la validación puede fallar. Cuida la calidad del PDF.
- Conservación de caducados. Mantiene la documentación caducada durante cinco años en cumplimiento de la LISOS, útil ante auditorías o inspecciones.
- Función de réplica. Si un mismo documento se pide en varios centros, puede reutilizarse; aun así, conviene tenerlo bien preparado en origen una sola vez.
Cómo preparar el paquete antes de subir
- 01Identifica qué se registra: e-coordina organiza la documentación por trabajadores, maquinaria y vehículos, además de la documentación de empresa.
- 02Reúne la documentación administrativa habitual (TC2 o RNT, ITA) y la preventiva según los riesgos de la actividad.
- 03Comprueba vigencias y que los datos del documento (CIF, DNI, fechas) son legibles: e-coordina aplica lectura automática para validarlos.
- 04Verifica formato y peso (admite cargas de hasta 50 MB por documento) y que cada archivo corresponde a su trabajador, máquina o vehículo.
- 05Sube manualmente cada documento a su ficha en e-coordina y revisa el estado de validación.
Xpedita interviene en el paso previo: centraliza la documentación, detecta faltantes y caducados, ayuda a evitar rechazos y prepara el paquete con el nombre de archivo correcto. La misma lógica aplica a CTAIMA y Nalanda. Xpedita no inicia sesión ni se integra con e-coordina; la subida es manual.
Los requisitos concretos los define cada empresa titular en su configuración de e-coordina. Esta guía describe la preparación general, no la configuración específica de tu cliente.