Intercambio de información e instrucciones en CAE
Cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo, el RD 171/2004 impone un deber de cooperación e información recíproca entre todas ellas. Además, el empresario titular del centro tiene obligaciones adicionales de información e instrucciones hacia las demás empresas. Ambos deberes son la base del sistema de coordinación de actividades empresariales (CAE).
Xpedita · junio 2026 · normativa CAE y RD 171/2004
El deber de cooperación e información recíproca (art. 4)
El artículo 4 del RD 171/2004 establece que todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en un mismo centro deben cooperar en la aplicación de la normativa de prevención. En el plano informativo, cada empresa concurrente debe:
- Informar al resto de los riesgos específicos que genera su actividad y que puedan afectar a los trabajadores de otras empresas, especialmente si son riesgos graves o muy graves.
- Comunicar cualquier accidente de trabajo que se produzca como consecuencia de los riesgos de la concurrencia.
- Comunicar situaciones de emergencia que puedan afectar a la seguridad de los trabajadores de las demás empresas.
La información debe facilitarse por escrito cuando los riesgos comunicados sean graves o muy graves. Este requisito formal refuerza la necesidad de documentar el intercambio, no solo de realizarlo verbalmente.
Las obligaciones del empresario titular (arts. 7 y 8)
El empresario titular del centro de trabajo tiene obligaciones más amplias que las demás empresas concurrentes. Según los artículos 7 y 8 del RD 171/2004:
- Debe informar a todas las empresas concurrentes sobre los riesgos propios del centro y las medidas de prevención y emergencia aplicables en él, antes de que inicien sus actividades.
- Debe impartir instrucciones sobre las medidas que deben aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia.
- Tiene que informar y dar instrucciones también a los trabajadores autónomos que operen en su centro.
Al igual que en el deber de cooperación, la información debe darse por escrito cuando los riesgos del centro sean graves o muy graves. Esto queda registrado en el denominado «acuse de recibo» o constancia de entrega de instrucciones, que se convierte en un documento más del expediente de coordinación. Para entender la diferencia de roles, consulta la página sobre empresa titular, principal y concurrente.
El intercambio de información como medio de coordinación
El intercambio de información y comunicaciones es el primero de los medios de coordinación recogidos en el art. 11 del RD 171/2004. Es el más básico y el que siempre está presente, independientemente de los demás medios que se adopten.
En la práctica, este intercambio se materializa en documentos concretos: evaluaciones de riesgos de la actividad concurrente, planificaciones preventivas, fichas de seguridad de productos, protocolos de emergencia del centro, registros de formación de los trabajadores y acuse de recibo de las instrucciones impartidas. Todos ellos forman parte del expediente documental CAE que las plataformas de coordinación verifican.
Qué ocurre si la información es incompleta o inexacta
El incumplimiento del deber de información puede tener consecuencias tanto en el plano preventivo —si ocurre un accidente motivado por riesgos no comunicados— como en el sancionador. La Inspección de Trabajo valora si las empresas han cumplido los deberes de coordinación, incluyendo la documentación del intercambio de información.
Una evaluación de riesgos genérica que no contempla los riesgos generados por la concurrencia, o la ausencia de instrucciones documentadas por parte del titular, son deficiencias habituales que detecta la Inspección. Para más detalle sobre las consecuencias, consulta la página sobre medios de coordinación en CAE.
Cómo ayuda Xpedita
Xpedita no genera por sí mismo la información de riesgos ni redacta las instrucciones del titular: eso lo hace el técnico de prevención o la empresa responsable. Lo que hace es centralizar y dejar registrada la documentación que materializa ese intercambio: evaluaciones de riesgos, planificaciones, fichas de seguridad, acuses de recibo de instrucciones y cualquier otro documento acordado. Detecta faltantes y caducados, calcula el porcentaje de cumplimiento y prepara los paquetes con el nombre correcto para la plataforma CAE. La subida la realiza siempre la persona responsable; Xpedita ordena y prepara, no accede a ninguna plataforma externa.
Para interpretar la normativa en tu caso concreto, consulta con un técnico de prevención o asesor jurídico. Xpedita ayuda a ordenar y preparar la documentación, no presta asesoramiento legal.