¿En qué se diferencia la auditoría documental CAE de la auditoría del sistema de prevención?

Son cosas distintas. La auditoría del sistema de prevención (RD 39/1997, arts. 29–33) es una evaluación legal del sistema preventivo, obligatoria para empresas con servicio de prevención propio. La auditoría o revisión documental CAE es la comprobación de que el expediente de la contrata tiene todos los documentos exigidos, vigentes y sin defectos formales: es operativa, no legal.

¿Qué diferencia hay entre un documento faltante y uno caducado?

Un faltante es un documento que directamente no está en el expediente; hasta que no se aporte, no puede validarse. Un caducado sí está, pero su vigencia ha expirado; hay que renovarlo. Ambos bloquean igual de duro si son obligatorios para autorizar el acceso.

¿Con qué frecuencia hay que revisar el expediente CAE?

No hay una cadencia fijada por la norma. Con carácter general se revisa antes de cada inicio de contrata, antes de accesos a centros de especial riesgo y periódicamente para los documentos de mayor rotación (TC2 mensual, aptitudes con caducidad anual, etc.).

Auditoría documental CAE: cómo revisar el estado del expediente

Una auditoría documental CAE es la revisión del estado del expediente de una contrata frente a los requisitos de la plataforma o la empresa titular: qué hay, qué falta, qué ha caducado, qué puede ser rechazado y en qué porcentaje se está cumpliendo. Es una foto del estado, no un dictamen legal.

Importante: esta revisión es distinta de la «auditoría del sistema de prevención» que regula el RD 39/1997 (arts. 29–33), obligatoria para empresas con servicio de prevención propio que no concierten la actividad con un servicio de prevención ajeno. Esa es una auditoría legal del sistema preventivo; lo que aquí se describe es la gestión documental CAE: revisar si los documentos del expediente están completos, vigentes y correctos.

Xpedita · junio 2026 · revisión documental en expedientes CAE

Vista de auditoría documental en Xpedita con faltantes, caducados y rechazables marcados — Xpedita audita el expediente documental: calcula el % de cumplimiento y marca faltantes, caducados y rechazables.

Los 5 pasos de una revisión documental CAE

1.
Inventariar lo que pide la plataforma o la empresa titular
Parte del listado de documentos requeridos: tipos de documentos de empresa (seguro RC, modal preventiva, RNT…), documentos de trabajador (aptitudes, formación, EPI…) y documentos de maquinaria. Ese listado es tu referencia.
2.
Contrastar lo aportado frente a lo requerido
Para cada ítem del listado, comprueba si existe un documento aportado. Si no existe, es un faltante. Si existe pero ha superado su fecha de vigencia, es un caducado.
3.
Marcar los rechazables
Un documento aportado puede ser rechazado aun estando vigente: nombre de archivo incorrecto, PDF ilegible, datos que no coinciden, formato no admitido. Revísalos antes de subir.
4.
Calcular el porcentaje de cumplimiento
Documentos en regla / total requeridos × 100. Es una foto del estado actual, no un dictamen legal. Sirve para priorizar y para informar al cliente o al equipo.
5.
Priorizar lo que bloquea el acceso
No todos los faltantes tienen el mismo peso. Identifica cuáles impiden que la plataforma autorice el acceso (suelen ser los documentos de empresa obligatorios) y resuélvelos primero.

Faltantes, caducados y rechazables: diferencias

Confundir estas tres categorías lleva a resolver lo que no urge y dejar pendiente lo que bloquea:

Faltante: el documento no existe en el expediente. Hasta que no se aporte, el ítem no puede validarse.
Caducado: el documento existe pero su fecha de vigencia ha pasado. Hay que renovarlo y subir la versión actualizada. Consulta la vigencia de los documentos CAE y la guía sobre documentos caducados en CAE.
Rechazable: el documento existe y está vigente, pero tiene un problema formal: nombre de archivo incorrecto, datos erróneos, PDF ilegible o formato no admitido. Puede rechazarse sin que haya caducidad. Más detalle en por qué se rechazan los documentos CAE.

Cómo calcular el porcentaje de cumplimiento

La fórmula básica es:

% cumplimiento = (documentos en regla / total requeridos) × 100

«En regla» significa: aportado, vigente y sin defectos formales evidentes. Un documento con rechazo pendiente de resolución no cuenta como «en regla». El porcentaje es orientativo: un expediente al 95 % puede estar bloqueado si el 5 % que falta es un documento de empresa obligatorio para autorizar el acceso.

Para estructurar qué pedir a cada contrata, apóyate en el checklist de documentación CAE.

Frecuencia y periodicidad de la revisión

No hay una cadencia única fijada por la norma para la revisión documental del expediente CAE; la periodicidad la determina la operativa de cada empresa y la frecuencia de caducidades de los documentos que gestiona. Con carácter general, conviene revisar:

Antes de cada inicio de contrata o renovación de contrato.
Antes de una visita de inspección o de un acceso a un centro de especial riesgo.
Periódicamente para los documentos de mayor rotación (TC2/RLC mensual, aptitudes con caducidad, etc.).

Cómo ayuda Xpedita

Xpedita no realiza auditorías legales del sistema de prevención. Lo que hace es la revisión documental del expediente: calcula el porcentaje de cumplimiento, marca automáticamente faltantes, caducados y rechazables, y prioriza lo que bloquea el acceso. La persona gestora revisa el resultado, decide qué resolver primero y hace la subida. Xpedita prepara y ordena; la decisión y la subida son siempre humanas.